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AutoBank® für SAP® 4.2 kommt |
Ab August wird die automatische Zahlungseingangsverarbeitung in SAP noch effizienter: AutoBank® für SAP® erscheint als Version 4.2. Viele neue Funktionen und Features erlauben dem Anwender ein noch komfortableres und effektiveres Arbeiten.
Dazu gehören unter Anderem einige umfangreiche Verbesserungen in der Nachbearbeitung, inklusive der Möglichkeit zur Rücküberweisung direkt aus der Nachbearbeitung heraus. Eine absolute Innovation ist die Stammdatenspiegelung, denn endlich können nun z.B. Daten von dem Produktivsystem in das Testsystem eingelesen werden – schnell und einfach, ohne großen Aufwand. Auch die Kontoauszüge von internationalen Banken können mit AutoBank® für SAP® nun problemlos zugeordnet werden. Ein verbessertes Reporting gehört ebenfalls zu den Neuheiten.
Für die Kliniken liefert die Version 4.2 eine echtes Highlight: Zahlungsavise als SAMU-Dateien können nun automatisch verarbeitet werden, das spart Zeit und macht den täglichen Arbeitsablauf noch effektiver.
Rücküberweisung aus NachbearbeitungIn die Nachbearbeitungsmaske von AutoKonto wurde die neue Funktion ‚Rücküberweisung‘ integriert. Der Anwender kann Zahlungen, die nicht zugeordnet werden können, an die Kontoverbindung des Auftraggebers zurück überweisen. Dazu wird eine Zahlungsanweisung in SAP erstellt. Die Weiterverarbeitung erfolgt dann entweder im SAP Standard oder, wenn vorhanden, durch eines der Hanse Orga AG Produkte ebXchange®, ebXGlobal® oder ipcNavigator®.
Diese neue Funktion bietet eine zusätzliche Sicherheit: der Anwender kann die Rücküberweisung in der Nachbearbeitung nur beschränkt bearbeiten, weder der Überweisungsbetrag noch das Zielkonto können geändert werden. Fehler werden somit vermieden.
Stammdatenpflege aus NachbearbeitungDie manuelle Nachbearbeitung von AutoKonto bietet eine neue Funktion, die den Anwendern erlaubt, ihre Anmerkungen zu Verbesserungen der Stammdaten direkt in dem entsprechenden Datensatz zu hinterlegen. Über eine separate Transaktion hat der Key-User die Möglichkeit, die Umsätze mit den Anmerkungen und den durchgeführten Buchungen zu betrachten und die entsprechenden Stammdaten direkt aus dieser Betrachtung anzupassen. Sogar bereits vollständig verarbeitete Kontoauszugspositionen inklusive der Buchungen können durch diese Transaktion angezeigt werden. Mit dieser Funktion ermöglicht die Version 4.2 eine schnellere und effizientere Reaktion zur Verbesserung der Zuordnungsquote und damit zukünftig einen deutlich geringeren manuellen Aufwand.
KlärungsmonitorDer Klärungsmonitor ist ein weiteres zentrales Element zur Kontrolle und Steuerung der Verarbeitungsprozesse in AutoBank® für SAP®. Alle Kurznachrichten, die im Rahmen der Nachbearbeitung versendet wurden, können verfolgt werden. Über die neuen Transaktionen erhält der Anwender eine Übersicht und Kontrolle über die laufenden und historischen Klärungsanfragen.
Fragestellungen über die Volumen der gestellten und gelösten Klärungsanfragen, lassen sich mit dem zusätzlichen Report genauso leicht und übersichtlicher beantworten, wie die Frage, ob Klärungsanfragen einmal oder mehrmals weitergeleitet worden sind.
Stammdatenspiegelung – Export und ImportÜber neue Transaktionen können die Stammdaten von AutoKonto und AutoAvis in Form von xml-Dateien aus einem SAP System (zum Beispiel: Produktivsystem) ausgelesen und in ein anderes SAP System (zum Beispiel: Testsystem) wieder eingelesen werden. Über einen Selektionsbildschirm kann der Anwender individuelle Eingrenzungen nach Buchungskreisgruppe und/oder Buchungskreis, nach Zielssystem und zusätzlich nach Stammdatenanwendung vornehmen. Im Testsystem kann dadurch ab sofort direkt mit den produktiven Stammdaten getestet werden. Das macht die Tests sehr viel schneller, effizienter und liefert ein weitaus aussagekräftigeres Ergebnis. Eine zusätzliche Importschnittstelle ermöglicht außerdem, dass Daten hinzugefügt werden können, z.B. um die Umsetzungstabelle oder Absenderbanktabelle vorab zu füllen.
Erweiterungen in der ABV-VerarbeitungBei der Verarbeitung über die Absenderbankverbindung konnte die Einbeziehung der Beträge bislang nur generell pro Buchungskreis aktiviert werden. Mit der Version 4.2 ist es nun möglich, die Steuerung pro Buchungskreis und Zielsystem durchzuführen. Damit kann zum Beispiel die ABV-Tabelle ohne Betragsabgleich im SAP-FI und mit Betragsabgleich im debitorischen Nebenbuch (z.B. IS-U. FS-CD etc.) eingesetzt werden. Über diese bessere und genauere Aussteuerung, kann der Anwender die Funktionalität selektiver einsetzen. Eine erfolgreichere Zuordnungsquote und bessere Buchungsvorschläge in der Nachbearbeitung sind garantiert.
Erweiterung der UmsetzungsfunktionalitätKontoauszüge internationaler Banken sorgen häufig für Probleme in der Zuordnung von Auftraggeber-Informationen durch die Importroutinen von SAP, die FEBEP-Datenfelder können nicht entsprechend gefüllt werden. AutoBank® für SAP® 4.2 bietet mit einer neuen Funktion eine weitreichende Verbesserung in der automatischen Zuordnung der Daten. Dabei erfolgt der Zugriff mit einem verkürzten Suchmuster auf eine neue Abgleichspalte in der Umsetzungstabelle. In einem zweiten Durchlauf werden die Ordnungsbegriffe der identifizierten Einträge dann gegen den Verwendungszweck geprüft. Die so ermittelten Werte können dann zum Beispiel für den Zugriff auf die offenen Posten verwendet werden. Mit dieser neuen Funktionalität bietet AutoBank® eine enorme Verbesserung der Zuordnungsquote und eine hohe Qualität der Buchungsvorschläge in der Nachbearbeitung. Der manuelle Aufwand fällt deutlich geringer aus.
Neues Verarbeitungsprotokoll im ReportingBisher war nur eine rein dynamische Speicherung der Verarbeitungsschritte und Ergebnisse möglich, was die Nachvollziehbarkeit oftmals schwierig gemacht hat. Mit dem neuen Verarbeitungsprotokoll der Version 4.2 ist es nun möglich, die Verarbeitungsschritte und Ergebnisse historisch zu speichern. Damit hat der Anwender die Möglichkeit, auch den historischen Verlauf von Buchungen nachzuvollziehen und eventuelle Fehleinstellungen auf dieser Grundlage festzustellen und zu analysieren. Protokolliert wird der Verlauf über alle Ebenen der Verarbeitung: Grobfilter, Zahlungsarten, Feinfilterfolgen und Feinfilter sowie Suchmuster, Feinfilterfunktionsbausteine, Umsetzungstabelle, u.v.m.
Kliniken: Automatisierte Verarbeitung von ZahlungsavisenMit AutoBank® für SAP® 4.2 können Klinken mit geringem personellem und technischem Aufwand eine sehr hohe und qualitativ hochwertige Zuordnung von Sammelüberweisungen erreichen.
Elektronisch übermittelte Zahlungsavise (SAMU-Dateien) können über eine gesonderte Funktionalität direkt aus dem Datenspeicher im IS-H nach AutoAvis importiert und dort verarbeitet werden. Auch eine anschließende automatische Kontierung der Avise ist möglich. Dies alles erfolgt als jobfähige Transaktionen und kann somit per Zeitsteuerung automatisch laufen. Die Kontrolle der Verarbeitung erfolgt über einen Monitor. Diese Art der Verarbeitung bietet dem Nutzer bei der täglichen Arbeit noch mehr Übersichtlichkeit und Komfort, denn aus dem Monitor heraus können verschiedene Funktionen direkt angestoßen werden: Import erneut durchführen, Importprotokoll anzeigen, starten der automatischen Kontierung von AutoAvis oder Aufruf der Nachbearbeitung von AutoAvis.
Doch nicht nur der Arbeitsablauf mit elektronisch übermittelten Avisen wird schneller und effizienter – auch beleghaft übermittelte Zahlungsavise unterschiedlicher Formate können mit Einsatz des Moduls AutoAvis-bpi verarbeitet werden. Die vielfältigen Formate (inkl. SAMU-Dateiformat) werden auf ein gemeinsames Verarbeitungsformat gebracht, und der Prozessablauf, von der Bereitstellung der Zahlungsavise bis zur Kontierung in AutoAvis, wird im Rahmen eines Workflows durchgeführt.
Kontierung und Buchung der Zahlungsavise mit AutoAvis erfolgen gewohnt problemlos und mit sehr hohen Zuordnungsquoten von mehr als 90%.
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